5S运动－－提升管理水平的阶梯



5S起源于日本，指的是在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，是日式企业独特的一种管理方法。5S管理是企业管理的基础，是实现全面质量管理、精确管理的前提。5S管理的核心思想由“整理、整顿、清扫、清洁、修养”5个词组成，由于其日文单词发音的首字母均为“S”，故名“5S管理”。山东移动自去年开始先在公司财务部门推行5S管理法，随后又在全公司推行5S管理法，一时间，公司上下人人争创5S先锋，“今天你5S了吗？”成了员工见面的问候语—
何谓“5S管理”？5S管理是20世纪80年代兴起于日本的先进的现场管理方法，在丰田等公司的倡导推行下，以低成本有效地提高了生产效率和办公效率，对日本保持“世界工厂”的地位作出了不可磨灭的贡献。5S管理是企业管理的基础，是实现全面质量管理、精确管理的前提。5S管理的核心思想由“整理、整顿、清扫、清洁、修养”5个词组成，由于其日文单词发音的首字母均为“S”，故名“5S管理”。整理，是指通过对办公用品、设备、文件资料、生产装备、耗材、原材料等根据使用频率进行分类，区分为“必需品”和“非必需品”，现场不放置非必需品；整顿，是指通过对必需品进行标准化设计、布置、摆放，使之取用方便、井然有序，促进工作效率的提高；清扫是将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态；清洁是将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化；修养的含义是大家要养成并保持遵章守纪的良好习惯。其实质是通过整理、整顿、清扫创造一个安全卫生、秩序井然、方便高效的工作环境，进而通过“清洁”将达到的水平维持下去、形成一套行之有效的制度，最终达到提高个人“修养”、改善员工精神面貌、铸造团队精神、提高工作效率、改善客户服务和提高企业形象的目的。
“5S管理”的原则是简洁易懂的，能否取得成效的关键在于如何落实。在推进5S管理的过程中，省公司财务部作为试点单位，紧密结合财务工作实际，认真贯彻落实5S管理的基本原则，成立了以部门总经理为组长、全体职员为成员的5S活动推进小组，建立了组织保证，有效吸取全体成员的意见制订了“5S管理制度”，明确了所要达到的标准、应采取的措施和每个人的责任，并组织了5S活动结果检查，使5S活动能够真正落实，并得以自我完善。5S活动开展后，省公司财务部办公环境焕然一新，财务工作在规范、准确、高效方面取得了长足的进步。
每日坚持，滴流汇成大海
任何管理水平的提高必然遵循“提高、固化、再提高”的规律。在5S管理发轫之初，制订标准并采取措施达到标准是第一步。
“整理”活动要求每位员工每天上班后和下班前必须对交办的文件进行两次整理，已经完成的文件及时交行政秘书归档，未完成文件必须合理安排时间，确保在规定时限内完成，未明确完成时限的，必须在一个工作日内提出处理意见；对书籍、报刊、稿纸、办公用品在规定时间集中清理，彻底改变书报稿纸堆积如山、办公用品杂乱不堪的现状；会计凭证必须当日打印粘贴完毕，现金、有价卡要每月定期盘点，电子文档要每周清理备份。
“整顿”活动要求对待办文件、已办文件和办理中的文件进行分层存放，留存的文件资料必须分类存放并设索引，电子文档要分类存放在不同文件夹下并按照“发文号＋文件标题”的统一规则命名以便检索；对物品、凭证、有价卡、合同等的摆列、保管以及线缆布局和计算机病毒防范也提出了统一要求；通过合理调整安排出纳、会计、复核人员的工位和优化业务处理流程，实现了会计凭证传递距离最短、业务处理速度最快的目标。特别重要的是，在会计基础工作规范化方面，制订了全省会计凭证、账簿、报表的统一规格和样式标准，统一了二级和部分三级会计明细科目的设置，明确了每个会计科目的具体核算内容，对各单位的会计岗位设置、凭证填制、会计稽核和内部控制提出了统一要求，规定了已有业务的标准处理方式，有效地提高了会计信息的可比性、相关性、及时性和业务处理的规范性，为企业经营决策提供了准确、翔实的信息支持，改变了原来全省凭证账簿规格不一、会计信息口径各异的状况，为公司MIS系统的上线运行奠定了坚实的基础，使公司会计基础工作规范化进入了一个全新的阶段。
每天早上提前十分钟到达办公室清扫地面和擦拭桌面，将垃圾及其它废弃物清理出办公室；每周至少擦拭一次计算机、打印机、电话等办公设备，计算机不得安装与工作无关的软件；以办公隔断的延长线为界划定个人5S责任区域，每人负责保持各自责任区域内所置物品以及地面的清洁卫生。这是对“清扫”活动的基本要求，以创造一个清洁、卫生、安全的办公环境。
通过以上“整理、整顿、清扫”活动，公司的卫生整洁状况、工作效率和质量、员工精神面貌焕然一新，在原有基础上取得了大的飞跃。取得进步后如何巩固和进一步提高呢？那就要通过“清洁”活动来保持和强化前面3S的成果，以一贯之，使之成为企业文化的组成部分，潜移默化地成为每位员工的自觉行为，达到提高“修养”的最终目的。为保持巩固已取得的成绩、追求新的升华，财务部制订完善了5S活动结果检查制度、5S管理提议制度、文件督办制度、财会工作考核办法等一系列保障制度，对5S活动、工作效率和工作质量进行检查、评估、优化、改进，将5S活动成绩纳入员工绩效考核体系，使员工养成并保持遵守规章制度、遵守工作纪律、保守财务机密、维护信息安全的良好习惯，进而提高个人修养和职业道德。通过5S推进小组全体成员的群策群力，已使5S活动进入了自我发展、自我完善的良性循环之中。